Bedrijfsprocessen automatiseren: hoe jij dat kan doen

1: Verzamel eerst alle bedrijfsprocessen

Als eerste moet goed kijken naar je eigen bedrijf, welke bedrijfsprocessen komen er allemaal bij kijken bij jouw dienstverlening maak hier als eerste een goed overzicht van. Het hoeft niet gigantisch groot te zijn maar het is belangrijk om goed op papier te hebben wat jouw bedrijfsprocessen precies zijn en wat de werkwijze van elk proces is. Besteed hier dus aandacht aan.

Schets per bedrijfsproces welke stappen er doorlopen moeten worden en welke interne of externe partijen nodig zijn. Je kan dit dus al doen door middel van een simpele flowchart of ander diagram naar keuze.

2: Welke taken houden groei tegen en welke taken wil je automatiseren?

Identificeer bij welke bedrijfsprocessen frustratie ligt

Bekijk goed waar in jouw bedrijf frustratie heerst, welke processen lopen niet lekker en waar kijken jouw werknemers tegenop? Het is een goed idee om interviews te houden met jouw werknemers om erachter te komen waar frustratie heerst binnen jouw bedrijf, je zal ongetwijfeld achter dingen komen die je nog niet wist. Deze informatie is erg belangrijk om jouw bedrijf te gaan automatiseren. Daarnaast zorgen blije werknemers voor blije klanten en meer omzet.

Nu dat je weet dat jouw werknemers een belangrijke rol spelen in het in kaart brengen van pijnpunten binnen jouw organisatie is het ook belangrijk om deze extern te identificeren. Neem de tijd om ook jouw klanten binnen jouw netwerk vragen te stellen waar zij tegen aanlopen in jouw dienstverlening.

Wanneer je jouw werknemers en klanten hebt geïnterviewd weet je precies waar de frustratie intern en extern ligt binnen jouw bedrijf en dienstverlening. Je hebt nu een waardevolle stap gezet in het verbeteren van jouw bedrijf.

Identificeer waar proces automatisering winst kan creëren

Wellicht weet je al welke bedrijfsprocessen in jouw bedrijf zorgen voor directe omzet, in de praktijk weet je dit vast al meteen. Echter is iets wat al meteen omzet maakt niet per definitie "goed". Vraag jezelf ook af wat automatisering kan doen, kan je als voorbeeld door middel van slimme software besparen op mankracht of juist productie uren verminderen? Het werk wat al gedaan wordt kan altijd beter en met behulp van slimme software. Breng dit ook allemaal in kaart.

Identificeer ook welke bedrijfsprocessen afhankelijk zijn van elkaar

Kijk goed of bepaalde bedrijfsprocessen gebruik maken van een systeem of meerdere systemen, deze processen moeten ook meegenomen wanneer je dit wil gaan automatiseren naar een nieuwe workflow. Zo kan je bijvoorbeeld gebruik maken van een administratie systeem die communiceert met een externe API, breng dit soort processen ook goed in kaart zodat je precies weet wat je te wachten kan staan.

Identificeer of je voor bepaalde processen afhankelijk bent van een derde partij

Het is ook belangrijk om te weten welke processen binnen jouw bedrijf gebruik maken van een derde partij. Zo kennen wij bedrijven die gebruik maken van een extern portaal voor communicatie naar hun klanten. Toen wij hun bedrijfsprocessen gingen automatiseren waren we afhankelijk van de support van een derde partij. Kijk goed of dit soort partijen nodig zijn wanneer je compleet gaat automatiseren. Wellicht is het mogelijk om de derde partij los te knippen om een nieuw efficiënt systeem op te zetten.

3: Wat voor tools zijn er, of is er maatwerk nodig?

Je weet precies waar de knelpunten liggen en wat er beter kan. Nu moet je kijken welke technologie je hiervoor kan gaan inzitten. Een bekende tool waar je automatisering kunt toepassen is Zapier hiermee maak je Zaps (workflows) waar je gemakkelijk API's kan koppelen aan elkaar en ook jouw systeem, dit is een duurzame manier van automatisering.

Vaak komt het voor dat een bestaande tool niet de juiste oplossing is voor jouw bedrijf, er is maatwerk software nodig. Hiervoor kan je een externe software partij inzetten die jouw bedrijfsprocessen analyseert en ook de oplossing gaat maken. Er wordt dan een oplossing gemaakt die perfect aansluit op jouw bedrijf, de structuur en verdere eisen die je hebt. Dit zijn de oplossingen die bijna altijd het beste werken en de meeste waarde binnen naar jouw bedrijf en jouw klanten.

4: Maak een procesautomatisering plan

Nu dat je precies weet wat er beter kan binnen jouw bedrijf en waar de knelpunten liggen is het tijd voor een plan van aanpak. In de basis hoeft het niet een heel spannend document te zijn. Het gewenste resultaat en de oplossing moet goed beschreven zijn en hoe jouw interne of externe software partij dit moet gaan realiseren. Beschrijf duidelijk de aanleiding en de context dit vergroot de kans van slagen omdat het belangrijk is voor de uitvoerende partij om het probleem goed te begrijpen. Definieer ook duidelijk de doorlooptijd en de requirements (eisen). Onze ervaring leert dat wanneer de probleemstelling en de requirements duidelijk zijn snel een begin gemaakt kan worden aan een oplossing die in een vrij korte tijd inzetbaar is.

5: Uitvoeren

Je hebt een compleet plan op papier, je weet wat je gaat verbeteren en welke technologie je daarvoor gaat inzetten. Nu is het ook belangrijk om te weten hoe je dat gaat doen. Je kan ervoor kiezen om dit uit te besteden aan een software bureau of je laat het intern doen door een software team. Wanneer je ervoor kiest om zelf het te laten bouwen kan je gebruik maken van scrum om iteratief naar solide product te werken.

Wij zijn jouw partner voor het automatiseren van bedrijfsprocessen

Wij verbeteren al jaren de bedrijfsprocessen van verschillende bedrijven, zorgen wij voor meer grip, meer groei en meer omzet voor verschillende soorten bedrijven. Samen met jou kijken we naar de huidige staat van jouw bedrijf en wat er beter kan, door slimme bedrijfssoftware en bedrijfsapps zorgen wij voor groei. Wil je weten wat dit kan kosten kan je vrijblijvend gebruik maken van onze kostencalculator.

Op zoek naar een partner die jouw bedrijf kan automatiseren?

Wanneer je op het punt staat om jouw bedrijf te gaan automatiseren door slimme maatwerk software helpen we je graag verder. Vul het formulier hieronder in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op. Bij ons is de kennismaking geheel vrijblijvend.