Waarom een klantportaal inzetten?
Elk bedrijf wil groeien en meer klanten bedienen. Maar meer personeel aannemen is niet altijd de oplossing, en de kwaliteit van je dienstverlening moet minstens gelijk blijven – of liever nog verbeteren. Er blijft dan één optie over: efficiëntie. Met een klantenportaal vergroot je je capaciteit om meer klanten te helpen, zonder concessies te doen aan de kwaliteit van je service.
Een goed voorbeeld hiervan is een logistiek bedrijf dat een breed aanbod aan trainingen verzorgt, zowel online als offline. In het begin is het bijhouden van alles in een Excel-sheet nog voldoende. Maar naarmate de organisatie groeit en er steeds meer bedrijven en klanten bijkomen, ontstaan er herhalende vragen en verzoeken om dezelfde informatie. Dat is het moment waarop een klantenportaal écht meerwaarde biedt.
De oplossing voor bovenstaand probleem is een gecentraliseerde webapplicatie (interactieve website) in de vorm van een klantenportaal. Hier kunnen klanten gemakkelijk inloggen in een eigen omgeving die per klant uniek is. Hier kunnen vragen gesteld worden of andere specifieke functionaliteiten die nodig zijn. Dit zorgt voor een lagere werkdruk en meer tevreden klanten.
Voorbeeld van inzien van klantdata d.m.v. een klantenportaal
Hoe helpt een klantenportaal jouw service te verbeteren?
Het grootste voordeel van een klantenportaal is efficiëntie voor jouw bedrijf én een betere ervaring voor je klanten. Beide partijen besparen tijd doordat veelgestelde vragen, documenten en statusupdates centraal beschikbaar zijn. Klanten kunnen zelf informatie opzoeken, aanvragen indienen of de voortgang volgen – zonder te hoeven bellen of mailen. Jij en je team houden daardoor meer tijd over voor persoonlijke service en complexere vraagstukken.
Maar een goed klantenportaal gaat verder dan alleen gemak. Het biedt ook waardevolle inzichten in het gedrag en de behoeften van je klanten. Denk aan welke diensten het meest gebruikt worden, welke vragen vaak terugkomen, en op welke momenten klanten contact zoeken. Dit geeft je de kans om je aanbod aan te scherpen, processen verder te optimaliseren en je dienstverlening toekomstbestendig te maken.
Stel je voor: in de toekomst loggen jouw klanten niet alleen in om informatie op te zoeken, maar ontvangen ze proactief updates, gepersonaliseerde aanbevelingen of inzichten die hen écht verder helpen. Het portaal wordt daarmee meer dan een servicekanaal – het wordt een waardevolle schakel in jouw klantrelatie.
Wat is de techniek achter een klantenportaal?
In de regel worden de meeste klantenportalen gebouwd als webapplicatie in de browser, dit zorgt ervoor dat het altijd gemakkelijk bereikbaar is, te onderhouden en uit te breiden. De exacte techniek is vaak afhankelijk van de complexiteit en vereisten van het product.
Vaak wordt er gebruik gemaakt van een frontend framework zoals Next JS en een backend systeem naar keuze. Deze twee systemen zorgen ervoor dat een klantenportaal compleet gerealiseerd kan worden. Hieronder volgt een opsomming van een voorbeeld qua technieken:
- NextJS frontend (typescript/javascript)
- API (backend naar keuze of fullstack framework)
- PostgresSQL database
Mogelijkheden van klantenportalen
Voorbeeld waarin een klant zelf data kan beheren
Een klantenportaal is eigenlijk een platform dat in vele verschillende vormen kan komen afhankelijk van de vereisten en het doel wat je voor ogen hebt. Zo kan je een portaal hebben dat specifiek is voor het inzien van bepaalde orders, maar ook voor het inzien van IoT-processen; de mogelijkheden zijn eindeloos.
Er zijn talloze toepassingen mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan:
- Een portaal waarmee klanten hun bestellingen en facturen kunnen inzien;
- Een omgeving waar ze supporttickets kunnen indienen en opvolgen;
- Een platform voor het delen van documenten of voortgangsrapportages;
- Of zelfs een portaal dat IoT-processen visualiseert en real-time statusinformatie toont.
Wat kost het laten maken van een klantenportaal?
De kosten van het laten maken van een klantenportaal hangen compleet af van jouw wensen, eisen en de complexiteit van jouw systeem. Doorgaans kost een vrij simpel klantenportaal een paar duizend euro, complexere portalen met verschillende koppelingen kunnen tienduizenden euro’s kosten.
Samenvattend
Een klantenportaal is een op maat gemaakte webapplicatie die jouw klanten één centrale plek biedt voor informatie, communicatie en functionaliteit. Het helpt jouw bedrijf efficiënter te werken, klanttevredenheid te verhogen en waardevolle inzichten te verkrijgen. Of het nu gaat om het delen van documenten, het volgen van orders of het weergeven van IoT-data – de toepassingen zijn veelzijdig. Een klantenportaal is hét middel om klaar te zijn voor de toekomst.
